Vapaa-ajan ja sivistyslautakunnan myöntämät projektiavustukset on raportoitava. Avustukset myönnetään lautakunnan toukokuun kokouksessa, ja ne tulee käyttää myöntämisvuoden aikana. Raportointi on toimitettava viimeistään seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä.
Jos projektia ei ole voitu toteuttaa suunnitellusti, yhdistyksen tulee kuluvan toimintavuoden aikana ottaa yhteyttä vapaa-aikatoimiston vastuuhenkilöön (liikuntavastaavaan, nuorisovastaavaan tai kulttuurivastaavaan). Yhdistyksellä voi olla velvollisuus palauttaa avustus. Projektiavustuksen virheellinen käyttö voi heikentää mahdollisuuksia saada uusia avustuksia.